DATOS Y
DOCUMENTOS.
Sesión 2 de 2 · Análisis sin licencia y control documental · 180 minutos · 18 ejercicios sobre tus archivos.
Con datos, la IA hace
dos cosas muy distintas.
La diferencia entre un análisis que se sostiene y uno que se cae está en cuál de las dos hizo. Es el criterio técnico de toda esta sesión y se reconoce a simple vista.
Calcula.
- Subes el archivo y escribe código que lo procesa. El número sale de una operación real sobre tus filas.
- Es determinista: la misma pregunta sobre el mismo archivo da el mismo resultado.
- Es auditable: puedes pedirle el código o la fórmula y reproducirla en Excel o en Sheets.
- Aquí entran conteos, sumas, promedios, Pareto, tendencias, dispersión y detección de atípicos.
Predice.
- Sin ejecutar nada, completa la cifra más probable según el texto — el mecanismo del primer día.
- Es plausible y puede estar mal: el error no se ve, porque el número suena razonable.
- No es reproducible: preguntado dos veces, puede responder distinto.
- Aquí entran los totales «de memoria», los porcentajes redondeados y las causas presentadas como hechos.
La regla operativa de la sesión: exige siempre el procedimiento —la fórmula o el código— y comprueba una fila a mano contra el archivo. Si no puede mostrarte cómo llegó al número, lo predijo.
Lo que vamos a recorrer.
Conversa con tus datos
- De la hoja sucia a la hoja lista 10 MIN
- Que te explique tu propio archivo 10 MIN
- Lo que hacías en Minitab 10 MIN
- De hallazgo a causa y acción 10 MIN
- Lo que estos datos no dicen 10 MIN
Tableros y reportes
- El gráfico correcto 10 MIN
- Tu tablero en una página 10 MIN
- El reporte que se arma solo 10 MIN
- El deck que pide una decisión 10 MIN
Procedimientos y anexos
- El inventario del expediente 10 MIN
- El auditor de nomenclatura 10 MIN
- El cruce de referencias 10 MIN
- Captura ágil con el dueño 10 MIN
- Control de cambios 10 MIN
Lo que no se delega
- Responder solo con la fuente 10 MIN
- Tu protocolo de aceptación 10 MIN
- Cuándo esto no aplica 10 MIN
- El siguiente lunes 10 MIN
Hoy se trabaja
con archivos de verdad.
Los archivos están en la carpeta
Cada ejercicio dice cuál abrir. Son casos de práctica con el contexto de Casa de las Baterías, y traen los mismos defectos que traen los archivos reales. Si trajiste el tuyo, mejor: úsalo.
Aplica el semáforo antes de subir
La lista roja de la sesión 1 sigue vigente: nada de datos personales, contratos ni credenciales. Si trabajas con un archivo tuyo, borra esas columnas antes de subirlo. Toma treinta segundos.
Verifica una fila a mano
Cuando el resultado sea un número, comprueba uno tú mismo contra el archivo. Una sola fila. Es la diferencia entre usar el resultado y confiar en él.
Los archivos de hoy
ya tienen los defectos.
Material de práctica con el contexto real de Casa de las Baterías y datos ficticios. El archivo de ventas trae suciedad y patrones puestos a propósito; el expediente trae desviaciones de nomenclatura y referencias rotas. Si no encuentras nada, no es que el archivo esté limpio: revisa el pedido.
04_ventas_sucursales_2026.csv357 filas, 4 países, 6 meses · EJ 1 a 708_reporte_mensual_mayo.mdEl reporte del mes anterior · EJ 8
expediente-PR-ADM-014/Procedimiento y 5 anexos · EJ 10 a 1209_reglas_de_nomenclatura.mdLa regla contra la que se audita · EJ 1107_notas_comite_operaciones.mdLo que pidió el dueño del proceso · EJ 1310_PR-ADM-014_v3_BORRADOR.mdLa versión nueva · EJ 14
Conversa
con tus datos.
De la hoja sucia a la hoja lista.
- Sube
04_ventas_sucursales_2026.csvtal como está. No lo limpies antes. - Pide el diagnóstico de calidad antes de pedir cualquier análisis.
- Corrige tú lo que decida corregirse. La limpieza automática silenciosa es el peor hábito posible.
Te subo 04_ventas_sucursales_2026.csv. No lo analices todavía. Primero dame un diagnóstico de calidad del archivo:
1. Cuántas filas y columnas, y qué representa cada columna según lo que ves.
2. Celdas vacías por columna, en número y porcentaje.
3. Duplicados: qué filas se repiten y por qué criterio.
4. Formatos inconsistentes: fechas en dos formatos, números como texto, espacios sobrantes, la misma categoría escrita de varias maneras.
5. Valores imposibles o sospechosos, con la fila donde están.
Devuélvelo como tabla y termina con: qué habría que arreglar antes de confiar en cualquier análisis de este archivo.
Que te explique tu propio archivo.
- Con el mismo archivo, pide el perfilado sin insinuar lo que esperas encontrar.
- Lee las preguntas que propone: suelen incluir una que no se te había ocurrido.
- Elige las tres que de verdad afectarían una decisión y descarta el resto.
Con el archivo ya revisado, descríbeme qué contiene sin sacar conclusiones todavía:
1. Qué mide cada columna y en qué unidad.
2. El período que cubre y si hay huecos en el tiempo.
3. Para las columnas numéricas: mínimo, máximo, promedio, mediana y qué tan dispersos están.
4. Para las de categoría: cuántos valores distintos y cuáles concentran la mayoría.
Después propón las cinco preguntas de negocio que este archivo sí puede responder — y dos que la gente suele hacerle a un archivo así y que este no puede responder, explicando por qué.
Lo que hacías con software estadístico.
- Sobre el mismo archivo: nombra el análisis que necesitas, no la herramienta que usabas.
- Exige que muestre el procedimiento, no solo el gráfico: sin eso no es auditable.
- Comprueba un número a mano contra el archivo antes de usarlo en cualquier lado.
Con este archivo, hazme el siguiente análisis y muéstrame cómo lo calculaste, paso a paso, con la fórmula o el código que usaste:
a) Pareto de ingreso_usd por linea_producto: qué pocas líneas concentran el grueso.
b) Tendencia de unidades por mes para Servicio a Domicilio: ¿el cambio es sostenido o es ruido?
c) Valores atípicos de ingreso_usd: qué filas se salen del comportamiento normal y cuánto.
d) Devoluciones sobre unidades por pais: ¿hay alguno que se separe del resto más allá de la variación normal?
Entrega cada uno con: el número, el gráfico y una frase de qué significa.
De cinco hallazgos a cinco decisiones.
- Pide los hallazgos en formato de cuatro columnas obligatorias.
- Exige que distinga lo que el dato demuestra de lo que solo sugiere. Esa línea es tuya, no suya.
- Contrasta la causa que propone para las devoluciones con lo que dice el comité en
07_notas_comite_operaciones.md: ahí hay una explicación que el dato no contiene.
Con base en el análisis anterior, dame cinco hallazgos en tabla de cuatro columnas:
1. HALLAZGO · qué muestra el dato, con la cifra. 2. EVIDENCIA · de qué filas sale. 3. CAUSA PROBABLE · tu hipótesis, marcada como tal. 4. ACCIÓN · qué haría alguien de tu área esta semana.
Separa explícitamente lo que el dato demuestra de lo que el dato sugiere. Si un hallazgo no tiene acción posible, no lo incluyas.
Lo que estos datos no dicen.
- Antes de presentar el análisis del archivo, pide la lista de límites.
- Ponla en el reporte, al final, en tres líneas.
- Si alguien pregunta por un límite que ya estaba escrito, la conversación cambia por completo.
Antes de que yo use esto, dime qué no se puede concluir con este archivo:
1. Qué preguntas parecen respondidas pero no lo están, y qué dato faltaría.
2. Dónde el tamaño de la muestra o el período es demasiado corto para afirmar algo.
3. Qué diferencias podrían ser variación normal y no un cambio real.
4. Qué sesgo tiene la forma en que se recogieron estos datos.
Escríbelo en tres líneas que yo pueda pegar al final del reporte, en lenguaje de negocio y sin tecnicismos.
Tableros
y reportes.
El gráfico correcto para la pregunta.
- Escribe la pregunta que el gráfico debe contestar, en una frase.
- Pide la forma antes que el gráfico, y que justifique la elección.
- Rechaza el gráfico que necesite que tú lo expliques para entenderse.
Para cada uno de mis hallazgos, dime qué tipo de gráfico lo comunica mejor y por qué, considerando: comparar categorías, ver evolución en el tiempo, mostrar composición, ver relación entre dos variables o ver distribución.
Descarta explícitamente los que no sirven para cada caso y di por qué.
Después genera cada gráfico con estas reglas: un solo mensaje por gráfico, el título dice la conclusión y no el tema, ejes con su unidad, sin efectos 3D, sin más de [6] colores, y ordenado de mayor a menor cuando sean categorías.
Tu tablero en una página.
- Las cinco preguntas salen de
08_reporte_mensual_mayo.md: son las que ese reporte contesta todos los meses. Si tu jefatura pregunta otras cosas, cámbialas. - Pide el tablero como página de un solo archivo, que abra en el navegador sin instalar nada.
- Ábrelo y verifica un número contra el CSV antes de compartirlo con nadie.
Con los datos de 04_ventas_sucursales_2026.csv, arma un tablero de una sola página que responda: 1) ingreso por línea de producto, 2) comportamiento por país, 3) evolución mensual del servicio a domicilio, 4) devoluciones sobre unidades por país, 5) las cinco sucursales de mayor ingreso.
Estructura: arriba las [4] cifras que resumen el período, con su variación contra el período anterior; en el medio los gráficos que responden las preguntas; abajo la tabla de detalle.
Entrégamelo como un archivo HTML autocontenido que se abra en cualquier navegador sin conexión ni instalación. Que cada cifra indique de qué columna del archivo sale.
El reporte que se arma solo.
- Abre
08_reporte_mensual_mayo.mdy pide que extraiga la plantilla, no que lo resuma. - Guarda la plantilla con marcas claras de qué se rellena cada mes.
- Rellénala con los datos del CSV y compárala con el reporte de mayo: fíjate en qué se repite.
Te pego el reporte del mes anterior. No lo resumas ni lo mejores.
Extrae su estructura como plantilla reutilizable: qué secciones tiene, en qué orden, qué tipo de contenido va en cada una, qué extensión, y qué partes cambian cada mes frente a cuáles se mantienen.
Después rellénala con los datos de 04_ventas_sucursales_2026.csv para junio, respetando la forma de escribir del original. Donde falte un dato, deja [FALTA] visible — no lo completes con lo del mes pasado.
Cinco slides que piden una decisión.
- Escribe primero la decisión que buscas. Si no hay decisión, manda un correo, no una presentación.
- Exige cinco slides. La restricción de cantidad es lo que obliga a priorizar.
- El último slide es la pregunta, con opciones y una recomendación tuya.
Con los hallazgos del bloque anterior, arma una presentación de exactamente cinco slides para [audiencia] cuyo objetivo es que decidan [decisión concreta]:
1. La situación en una frase y una cifra.
2. Qué está pasando, con el gráfico que lo demuestra.
3. Por qué pasa: hipótesis, marcada como hipótesis.
4. Las opciones sobre la mesa, con lo que cuesta cada una.
5. Lo que recomiendo y qué necesito que se decida hoy.
Cada título es una afirmación, no un tema. Nada de "Análisis de ventas": "Las ventas de [X] caen por tercer mes".
Procedimientos,
códigos y anexos.
Primero el inventario, después la revisión.
- Sube los seis archivos de
expediente-PR-ADM-014/, con todo y sus nombres. - Pide el inventario como tabla, sin ninguna corrección todavía.
- Compara el inventario con la lista de documentos relacionados del procedimiento. La diferencia es el primer hallazgo, y aparece antes de auditar nada.
Te subo los documentos del procedimiento PR-ADM-014. No corrijas nada. Hazme el inventario en una tabla con una fila por documento:
Nombre del archivo · código que declara adentro · título · versión · fecha · dueño del proceso si aparece · tipo (procedimiento, instructivo, formato, anexo) · a qué documento pertenece si es anexo.
Al final, tres listas: documentos sin código, documentos sin versión o sin fecha, y archivos cuyo nombre no coincide con el título o el código que declaran adentro.
Si un dato no está en el documento, escribe [NO DECLARA]. No lo deduzcas.
El auditor de nomenclatura.
- Abre
09_reglas_de_nomenclatura.mdy pégala textual. Nunca de memoria. - Pide la comparación archivo por archivo, con el nombre corregido propuesto.
- Revisa tú las excepciones legítimas antes de renombrar nada.
Esta es la regla de nomenclatura que aplica: [pega 09_reglas_de_nomenclatura.md, secciones de estructura y reglas 1 a 7].
Ejemplos válidos: los que trae la propia regla.
Compara cada archivo del inventario contra esa regla y devuélveme una tabla: nombre actual · ¿cumple? · qué parte falla exactamente · nombre corregido propuesto.
Ordena por gravedad: primero los que rompen el código, después los de formato, al final los cosméticos. No renombres nada, solo propón.
El cruce de referencias y anexos.
- Carga el procedimiento y sus cinco anexos en la misma conversación.
- Pide el cruce en las dos direcciones. Una sola dirección deja la mitad de los errores.
- Verifica a mano los dos casos que encuentre antes de reportarle el resultado a nadie.
Con el procedimiento y sus anexos cargados, hazme el cruce en las dos direcciones:
A · De la referencia al documento: lista cada mención a un anexo, formato o documento externo dentro del texto, con la sección donde aparece, e indica si ese documento está entre los que te di. Si no está: [NO ENCONTRADO].
B · Del documento a la referencia: lista cada anexo que te di e indica desde qué parte del procedimiento se le menciona. Si nadie lo menciona: [HUÉRFANO].
Marca también las referencias a versiones distintas del mismo documento y las menciones al mismo anexo con nombres diferentes.
Capturar el requerimiento sin tres reuniones.
- Antes: pide el cuestionario a partir de
PR-ADM-014_Gestion_de_Cotizaciones_v2.md. - Después: usa
07_notas_comite_operaciones.mdcomo si fueran las notas de esa reunión — el comité ya decidió subir el umbral de aprobación a 5.000. - Devuelve el borrador el mismo día, con las dudas marcadas en vez de resueltas por tu cuenta.
ANTES · Este es el procedimiento vigente: [pega PR-ADM-014_Gestion_de_Cotizaciones_v2.md]. Genera [12] preguntas para el dueño del proceso que sirvan para detectar qué cambió en la práctica: pasos que ya no se hacen, pasos nuevos no documentados, responsables que cambiaron, sistemas que se reemplazaron, controles que se dejaron de aplicar. Ordénalas de mayor a menor impacto.
DESPUÉS · Estas son las notas de la reunión: [pega 07_notas_comite_operaciones.md]. Redacta el borrador de la versión nueva respetando la estructura y la redacción formal del documento vigente. Cambia solo lo que las notas indican. Todo lo que las notas no cubren, déjalo idéntico. Lo que quedó ambiguo, márcalo [CONFIRMAR CON DUEÑO] en vez de resolverlo tú.
La tabla de control de cambios.
- Carga las dos versiones:
PR-ADM-014_Gestion_de_Cotizaciones_v2.mddel expediente y10_PR-ADM-014_v3_BORRADOR.md. - Pide la comparación exhaustiva antes de la tabla; la tabla sale de la comparación, no al revés.
- Verifica que ningún cambio quede sin justificación: el que no la tiene, o se revierte o se explica.
Te doy dos versiones del mismo procedimiento: la vigente (v2) y el borrador (v3).
Compáralas y dame una tabla con una fila por cambio: sección · qué decía antes · qué dice ahora · tipo de cambio (redacción, alcance, responsable, control, sistema) · impacto (¿afecta a quién ejecuta el proceso, a un control o solo a la forma?).
Señala aparte: cambios que eliminan un control, cambios que cambian un responsable y cambios que afectan a otros documentos que referencian a este.
Al final, redacta el resumen de cambios en el formato de la tabla de control del documento.
Lo que no
se delega.
Que responda solo con lo que dice el documento.
- Sube
expediente-PR-ADM-014/y03_politica_garantia.mda un cuaderno de NotebookLM, o cárgalos en tu clon con la restricción explícita. - Pregunta cosas que hoy te obligarían a abrir tres archivos: qué descuento máximo puede dar un asistente, qué plazo de crédito aplica a un cliente nuevo, qué pasa si quien aprueba no está.
- Verifica dos citas abriendo el documento. Si una no está donde dice, el resto también se revisa.
Responde únicamente con lo que está escrito en los documentos que te di. Tienes prohibido usar conocimiento general.
Cada afirmación va acompañada del documento y la sección de donde sale.
Si la respuesta no está en los documentos, responde exactamente: "No está en los documentos proporcionados" — y no completes con lo que suene razonable.
Si dos documentos se contradicen, muéstrame ambos con su cita y dime cuál es más reciente.
Preguntas: ¿qué descuento máximo autoriza un asistente comercial sin subir a jefatura? ¿Qué plazo de crédito aplica a un cliente nuevo? ¿Qué se hace si quien debe aprobar no responde en el plazo? ¿Cubre la garantía una batería de moto de ocho meses?
Tu protocolo de aceptación.
- Escribe tus cinco preguntas de aceptación para el tipo de entregable que más produces.
- Que sean verificables: cada una se responde con sí o no, no con "más o menos".
- Pégalas al final de tu clon como último paso obligatorio antes de entregar.
Punto de partida — adáptalo a tu área:
1. ¿Puedo señalar la fuente de cada cifra y cada afirmación?
2. ¿Verifiqué a mano al menos un dato contra el original?
3. ¿Está marcado con [VERIFICAR] todo lo que fue asumido?
4. ¿Lo firmaría con mi nombre si alguien lo cuestiona en una reunión?
5. ¿Hay algo aquí que deba aprobar otra persona antes de que salga?
Si alguna respuesta es no, no sale. No es una guía: es una compuerta.
Dónde esto deja de servir.
- Cada quien escribe dos tareas de su semana donde esto no debería usarse, y por qué.
- Compartan en la sala y busquen los casos donde no hay acuerdo — ahí está lo interesante.
- Escriban la lista del área. Una lista corta, de cinco líneas, que todos puedan recordar.
Casos donde el equipo suele coincidir en que no aplica:
· Decisiones sobre personas: desempeño, contratación, disciplina.
· Documentos que se firman ante terceros sin revisión de quien firma.
· Cifras que van a un estado financiero, a un ente regulador o a un cliente, sin verificación en la fuente.
· Cualquier cosa que requiera confidencialidad contractual con un proveedor o cliente.
· Análisis que sustente una decisión auditable, sin un método reproducible detrás.
Agreguen los dos casos propios de [su área] y quiten los que aquí no apliquen.
Qué queda funcionando el lunes.
- Elige un flujo completo, no un prompt suelto: el que más tiempo te devuelve.
- Define quién lo mantiene cuando tú no estés. Sin dueño, muere en tres semanas.
- Fija la fecha en que lo revisas y qué señal te dirá que sirvió.
EL FLUJO · [cuál: el auditor de nomenclatura, el tablero mensual, el reporte, el cruce de anexos].
SOBRE QUÉ CORRE · [qué archivo o expediente real, cada cuánto].
DUEÑO · [quién lo mantiene y quién lo usa si esa persona no está].
SEÑAL DE QUE SIRVIÓ · [qué medirás: horas de revisión, hallazgos detectados antes de la auditoría, días del ciclo de actualización].
FECHA DE REVISIÓN · [cuándo lo miras de nuevo].
Tres reglas que
no dependen de la herramienta.
Todo lo que se hizo hoy toca documentos y datos de la empresa. Estas son prácticas de trabajo, no asesoría legal: la política aplicable en cada país la definen Legal y TI, y conviene consultarla antes de institucionalizar cualquiera de estos flujos.
El documento controlado
se cambia por su vía
Renombrar, versionar o publicar un procedimiento sigue el control documental que ya existe. La IA propone; la aprobación y el registro no cambian de dueño.
Ningún número sale
sin verificar uno
Antes de que una cifra llegue a un comité, a un cliente o a un reporte, se comprueba al menos un valor contra la fuente. Una fila. Siempre.
La licencia es
una decisión aparte
Que la IA cubra hoy el análisis exploratorio no resuelve si hace falta una herramienta validada para lo auditable. Eso se plantea a quien decide licencias, con el caso de uso en la mano.
SIN FUENTE,
NO HAY DATO.
El flujo del ejercicio 18, corriendo sobre un caso real. Uno solo, bien hecho, vale más que cinco a medias.
Revisa tu señal: ¿bajaron las horas de revisión, aparecieron hallazgos antes? Si no se movió nada, el flujo estaba mal elegido — no tú.
La licencia de software estadístico y la política de uso de IA por país son decisiones que exceden esta formación. Quedan planteadas, con el caso de uso documentado.