# PR-ADM-014 · Gestión de Cotizaciones

> **Material de práctica del taller.** Procedimiento ficticio, con la forma de un documento
> controlado real. No es un procedimiento vigente de Casa de las Baterías.

| Campo | Valor |
| --- | --- |
| Código | PR-ADM-014 |
| Versión | v2 |
| Fecha de vigencia | 2026-02-10 |
| Dueño del proceso | Jefatura de Administración |
| Aplica a | Panamá, Costa Rica, El Salvador, Guatemala |

## 1. Objetivo

Establecer el flujo para elaborar, aprobar y dar seguimiento a las cotizaciones emitidas a
clientes de flota, empresas e instituciones, garantizando que los precios y condiciones
correspondan a la lista vigente de cada país.

## 2. Alcance

Aplica a toda cotización emitida desde sucursal, call center o el área comercial. No aplica a
ventas de mostrador con pago inmediato.

## 3. Definiciones

- **Cotización calificada:** la que corresponde a un cliente identificado, con necesidad
  confirmada y plazo de decisión estimado.
- **Umbral de aprobación:** monto a partir del cual la cotización requiere visto bueno de jefatura.

## 4. Desarrollo

4.1. El asistente comercial recibe la solicitud y verifica que el cliente esté registrado.

4.2. Elabora la cotización en el formato establecido, según el **Anexo A**.

4.3. Aplica descuentos únicamente dentro de los rangos autorizados en la **Tabla de descuentos
(Anexo B)**. Cualquier descuento fuera de rango requiere autorización previa.

4.4. **Control de doble verificación:** antes de enviar, un segundo asistente verifica que el
precio unitario corresponda a la lista vigente del país y firma la casilla de revisión del
formato. Ninguna cotización sale sin esta doble verificación.

4.5. Si el monto total supera los **3.000 dólares**, la cotización pasa a estado "por aprobar" y
requiere el visto bueno de la Jefatura de Administración según la matriz del **ANEXO-C v2**.

4.6. Las condiciones de crédito se otorgan conforme al **Anexo D**. El plazo estándar es de 30
días; plazos mayores requieren aprobación de Finanzas.

4.7. La cotización aprobada se envía al cliente por correo desde el sistema comercial, con copia
al expediente digital del cliente.

4.8. El seguimiento se registra en el sistema comercial dentro de las 48 horas siguientes al envío.

4.9. Las cotizaciones no respondidas en 15 días calendario se marcan como vencidas. El criterio de
reactivación se detalla en el **Anexo E**.

## 5. Registros

| Registro | Responsable | Retención |
| --- | --- | --- |
| Cotización emitida | Asistente comercial | 5 años |
| Bitácora de aprobaciones | Jefatura de Administración | 5 años |
| Expediente digital del cliente | Administración | Permanente |

## 6. Documentos relacionados

- Anexo A — Formato de cotización
- Anexo B — Tabla de descuentos
- ANEXO-C — Matriz de aprobación
- Anexo D — Condiciones de crédito
- Anexo E — Criterio de reactivación de cotizaciones vencidas

## 7. Control de cambios

| Versión | Fecha | Cambio | Aprobó |
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| v1 | 2025-08-01 | Emisión inicial | Gerencia de Administración |
| v2 | 2026-02-10 | Se agrega el umbral de aprobación y la doble verificación | Gerencia de Administración |