# PR-ADM-014 · Gestión de Cotizaciones — BORRADOR v3

> **Material de práctica del taller.** Borrador ficticio. Se usa en la **Sesión 2, ejercicio 14**:
> compararlo contra la versión vigente (`expediente-PR-ADM-014/PR-ADM-014_Gestion_de_Cotizaciones_v2.md`)
> y producir la tabla de control de cambios.
>
> Contiene cambios de distinta naturaleza a propósito: redacción, alcance, responsable y **al menos
> uno que elimina un control**. Detectarlos y clasificarlos es el ejercicio.

| Campo | Valor |
| --- | --- |
| Código | PR-ADM-014 |
| Versión | v3 (borrador) |
| Fecha de vigencia | Pendiente |
| Dueño del proceso | Jefatura de Administración |
| Aplica a | Panamá, Costa Rica, El Salvador, Guatemala |

## 1. Objetivo

Establecer el flujo para elaborar, aprobar y dar seguimiento a las cotizaciones emitidas a clientes
de flota, empresas e instituciones, asegurando que los precios y las condiciones correspondan a la
lista vigente de cada país.

## 2. Alcance

Aplica a toda cotización emitida desde sucursal, call center o el área comercial. No aplica a ventas
de mostrador con pago inmediato ni a cotizaciones de servicio a domicilio, que se rigen por su
propio procedimiento.

## 3. Definiciones

- **Cotización calificada:** la que corresponde a un cliente identificado, con necesidad confirmada
  y plazo de decisión estimado.
- **Umbral de aprobación:** monto a partir del cual la cotización requiere visto bueno.

## 4. Desarrollo

4.1. El asistente comercial recibe la solicitud y verifica que el cliente esté registrado.

4.2. Elabora la cotización en el formato establecido, según el **Anexo A**.

4.3. Aplica descuentos únicamente dentro de los rangos autorizados en el **Anexo B**. Cualquier
descuento fuera de rango requiere autorización previa.

4.4. Si el monto total supera los **5.000 dólares**, la cotización pasa a estado "por aprobar" y
requiere el visto bueno de la **Coordinación Comercial** según la matriz del **ANEXO-C**.

4.5. Las condiciones de crédito se otorgan conforme al **Anexo D**. El plazo estándar es de 30 días;
plazos mayores requieren aprobación de Finanzas.

4.6. La cotización aprobada se envía al cliente desde el **nuevo CRM regional**, que registra el
envío automáticamente en el expediente digital del cliente.

4.7. El seguimiento se registra en el CRM dentro de las 48 horas siguientes al envío.

4.8. Las cotizaciones no respondidas en **20 días calendario** se marcan como vencidas. El criterio
de reactivación se detalla en el **Anexo E**.

## 5. Registros

| Registro | Responsable | Retención |
| --- | --- | --- |
| Cotización emitida | Asistente comercial | 5 años |
| Bitácora de aprobaciones | Coordinación Comercial | 5 años |
| Expediente digital del cliente | Administración | Permanente |

## 6. Documentos relacionados

- Anexo A — Formato de cotización
- Anexo B — Tabla de descuentos
- ANEXO-C — Matriz de aprobación
- Anexo D — Condiciones de crédito
- Anexo E — Criterio de reactivación de cotizaciones vencidas

## 7. Control de cambios

| Versión | Fecha | Cambio | Aprobó |
| --- | --- | --- | --- |
| v1 | 2025-08-01 | Emisión inicial | Gerencia de Administración |
| v2 | 2026-02-10 | Se agrega el umbral de aprobación y la doble verificación | Gerencia de Administración |
| v3 | Pendiente | *(por redactar — es parte del ejercicio)* | Pendiente |